Smartbetrieb Erstgespräch anfragen
Leistungen / Prozessautomatisierung

Weniger abtippen. Mehr Zeit für Ihre eigentliche Arbeit.

Eine Rechnung kommt an, Kundendaten müssen übertragen werden, jemand fragt nach dem Auftragsstand. Wir verbinden Ihre bestehenden Programme, damit wiederkehrende Handgriffe automatisch weiterlaufen und Ihr Team dort eingreift, wo eine Entscheidung gebraucht wird.

Ihren Ablauf besprechen Beispiele entdecken
Ein konkreter Zeitfresser reicht für den Einstieg.
BEISPIEL: RECHNUNGSEINGANG

Einmal erfassen. Gemeinsam weiterarbeiten.

Rechnung trifft einDaten werden übernommen.

Ihr Team prüftDie Freigabe bleibt bei Ihnen.

Buchhaltung und AblageDie Information wird weitergegeben.

Ihr Team entscheidet. Die Systeme übernehmen die Routine.

Welche Handgriffe wiederholen sich bei Ihnen?

Die folgenden Beispiele veranschaulichen mögliche Abläufe. Ob sie bei Ihnen passen, prüfen wir anhand Ihrer Systeme und Anforderungen. Besonders interessant sind häufige Abläufe mit klaren Regeln. Hier können verbundene Systeme Ihr Team spürbar entlasten.

Rechnungen wandern nicht mehr von Hand weiter.Vom Posteingang zur Prüfung, Buchhaltung und Ablage.
KENNEN SIE DAS?

Jemand öffnet den Beleg, tippt Angaben ab, fragt nach der Freigabe und legt die Datei einzeln ab.

SO KANN ES BESSER LAUFEN

Daten werden übernommen und an die passenden Stellen weitergegeben. Ihr Team prüft die Rechnung und klärt die Ausnahmen.

Die passende LösungDokumentverarbeitung und Anbindung Ihrer Buchhaltung

Kundendaten werden an einer Stelle gepflegt.Weniger doppelte Eingaben zwischen Postfach und Verwaltung.
KENNEN SIE DAS?

Eine Anfrage wird per E-Mail bearbeitet, danach im CRM erfasst und für die weitere Bearbeitung noch einmal übertragen.

SO KANN ES BESSER LAUFEN

Die benötigten Angaben gelangen in die angebundenen Systeme. Ihr Team kann die Anfrage bearbeiten, statt dieselben Informationen mehrfach einzutragen.

Die passende LösungVerbindungen zwischen E-Mail, CRM und Verwaltung

Der nächste Schritt muss nicht erinnert werden.Informationen und Zuständigkeiten folgen dem Auftrag.
KENNEN SIE DAS?

Ein Auftrag ist bereit für die nächste Bearbeitung. Die zuständige Person erfährt davon erst auf Nachfrage.

SO KANN ES BESSER LAUFEN

Eine Statusänderung löst die passende Übergabe oder Nachricht aus. Beteiligte können rechtzeitig weiterarbeiten.

Die passende LösungStatusübergaben und Benachrichtigungen

Gleicher Vorgang.
Weniger Handarbeit.

Von Hand trägt Ihr Team den Vorgang von Programm zu Programm. Mit Automatisierung übernehmen die Systeme die Routine. Die Entscheidung bleibt bei Ihnen.

RechnungseingangVEREINFACHTES BEISPIEL · KEINE KUNDENREFERENZ

Weniger Büroarbeit. Mehr Zeit für Kunden und Aufträge.

Automatisch übertragen und ablegen. Mehr Zeit für Kunden und offene Aufträge.

BEISPIEL · FREI GEWÄHLTE ANNAHMEN

200 Vorgänge im Monat · 8 Min. vorher · 2 Min. danach · 40 €/Std.

Annahmen an Ihren Betrieb anpassen

Bei „Danach“ zählen Prüfung, Freigabe und die Bearbeitung von Ausnahmen mit. Arbeitskosten sind der interne kalkulatorische Wert einer Arbeitsstunde.

Einmal starten. Die Freigabe wird im Beispiel automatisch simuliert.

VORHER

Ihr Team verbindet alles.

8 Min.Handarbeit pro Vorgang · Annahme
  1. Von Hand

    PDF öffnen

    Postfach & PDFVon Ihrem Team erledigt
  2. Von Hand

    Daten abtippen

    BuchhaltungsmaskeVon Ihrem Team erledigt
  3. Von Hand

    Freigabe per E-Mail einholen

    E-Mail-RückfrageVon Ihrem Team erledigt
  4. Von Hand

    Beleg einzeln ablegen

    BelegordnerVon Ihrem Team erledigt

Handarbeit an jeder Station.

NACHHER

Ihre Systeme arbeiten mit.

2 Min.Handarbeit pro Vorgang · Annahme
  1. Auslöser
    E-Mail-Postfach

    Rechnung trifft ein

    Eine PDF-Rechnung kommt an.

    Routine übernommen
  2. Automatisch
    Dokumentverarbeitung

    Daten auslesen

    Rechnungsdaten werden vorbereitet.

    Routine übernommen
  3. Ihr Team
    Freigabe durch Ihr Team

    Prüfen & freigeben

    Ihr Team prüft und entscheidet.

    Bewusst entschiedenFreigabe wird simuliert
  4. Automatisch
    Buchhaltung & Ablage

    Übergeben & ablegen

    Beleg und Daten gehen an die Buchhaltung.

    Routine übernommen

Automatische Übergaben. Bewusste Freigabe.

MIT IHREN BEISPIELWERTEN HOCHGERECHNET
8 Min.vorher
2 Min.danach
6 Min.Differenz pro Vorgang

200 Vorgänge × 6 Minuten weniger Handarbeit = 20 Stunden pro Monat.

20 Std.weniger Handarbeit pro Monat

Das entspricht einem rechnerischen Arbeitszeitwert von 800 € pro Monat.

Zeit, die Ihr Team für Kunden und offene Aufträge nutzen kann.

Freie Arbeitszeit können Sie für zusätzliche Aufgaben nutzen. Eine Kostensenkung entsteht erst, wenn dadurch tatsächlich Ausgaben entfallen. Für die Wirtschaftlichkeit rechnen wir Einrichtung und laufenden Betrieb gegen.

Lohnt sich das für meinen Betrieb? ↗

Die Animation zeigt Arbeitsschritte. Die Arbeitszeiten sind Ihre Annahmen für den gesamten Vorgang.

Ein möglicher Ablauf, passend zu Ihren Systemen und Schnittstellen. Unklare Angaben und Ausnahmen gehen zur Prüfung an Ihr Team.

Diesen Ablauf besprechen

Welcher Ablauf lohnt sich zuerst?

Wir betrachten, wie häufig der Vorgang vorkommt, wie viel Handarbeit er benötigt und wie klar seine Regeln sind. Dazu kommen die vorhandenen Schnittstellen und der Aufwand für Einrichtung und Betrieb.

Weniger Handarbeit schafft zunächst freie Kapazität. Ob daraus geringere Ausgaben oder mehr bearbeitete Aufträge werden, hängt davon ab, wie Ihr Betrieb diese Zeit nutzt.

Mit einem überschaubaren Ablauf anfangen.

  1. Den heutigen Ablauf verstehen

    Sie zeigen uns einen typischen Vorgang, beteiligte Programme und wiederkehrende Ausnahmen.

  2. Nutzen und Machbarkeit prüfen

    Wir prüfen Anbindungen und Aufwand. Sie erhalten eine Grundlage für die Entscheidung über Einrichtung und laufenden Betrieb.

  3. Verbinden, testen, betreuen

    Wir richten die Verbindung ein, testen den Ablauf und weisen Ihr Team ein. Die laufende Betreuung wird passend vereinbart.

Einmal einrichten. Verlässlich betreiben.

Workflow Setup

Analyse, Schnittstellenprogrammierung, Testlauf und Einweisung.

300 €einmalig
Anfragen

Managed Automation

Hosting, Monitoring, Wartung bei Schnittstellenänderungen und Backups in S3-Speicher nach individuell vereinbartem Bedarf.

ab 49 €monatlich
Anfragen

Den konkreten Leistungsumfang klären wir im persönlichen Angebot.

Alle Preise netto zzgl. USt.

Gut zu wissen.

Können unsere bestehenden Programme bleiben?

Wir prüfen zuerst Ihre vorhandenen Systeme. Je nach Software kommen APIs, Dateiexporte oder E-Mail-Verarbeitung infrage. Welche Verbindung möglich ist, klären wir anhand der tatsächlichen Zugänge und Schnittstellen.

Wer entscheidet bei Sonderfällen?

Prüfungen und Freigaben werden im Ablauf festgelegt. Wiederkehrende Routine kann automatisch laufen; für unklare Fälle definieren wir mit Ihnen die Übergabe an die zuständige Person.

Wie viel Zeit oder Geld sparen wir?

Das lässt sich erst anhand Ihres Ablaufs einschätzen. Wir betrachten Häufigkeit und Bearbeitungszeit sowie die Kosten für Einrichtung und Betrieb. Die Beispiele auf dieser Seite sind frei gewählte Annahmen und keine zugesagten Einsparungen.

Was passiert bei Software-Updates?

Wir betreuen die eingesetzten Verbindungen und passen sie bei technischen Änderungen im vereinbarten Umfang an.

Welchen Handgriff würden Sie gern abgeben?

Beschreiben Sie uns einen wiederkehrenden Ablauf. Im kostenlosen Erstgespräch besprechen wir, welche Programme beteiligt sind und wo eine Verbindung sinnvoll sein könnte.

Ihren Ablauf besprechen Ihr Ansprechpartner ist Marc Zocher. Das Erstgespräch dient der ersten Einordnung Ihres Ablaufs. Kostenlos und unverbindlich.

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